U kent de verhalen wel: net een nieuw huis gekocht en dat moet verbouwd worden. Maar er is geen aannemer te krijgen. Deze situatie is zeer vergelijkbaar bij het verbouwen van uw kantoorpand. Maar hoe kunt u er nu voor zorgen dat u het niet benauwd krijgt van de verhitte bouwmarkt? Solved geeft u wat handige tips.

Start op tijd!

Zodra u een geschikte kantoorruimte heeft gevonden zal dit in veel gevallen moeten worden verbouwd om te laten voldoen aan uw wensen. Denk hierbij aan vloerbedekking, scheidingswanden, bekabeling enzovoort. Op basis van het ontwerp van uw architect dienen dus aannemers en leveranciers worden ‘ingekocht’. Zoals eerder geschreven is er krapte op de bouwmarkt en staan aannemers niet meer in de rij om uw project uit te voeren. Houd hiermee dus rekening als u een project start, de levertijden voor materiaal en meubilair zijn door de krapte ook flink langer dan voorheen.

• Als vuistregel hanteren wij een doorlooptijd van 12-18 maanden voor het zoeken naar nieuwe kantoorruimte, uitonderhandelen van een huurcontract en de verbouwing. Bij nieuwbouw en/of grote verbouwingen (groter dan 5.000 m2) kan de doorlooptijd aanzienlijk langer zijn.

• Zorg dat u een duidelijk programma van eisen opstelt wat u kunt delen met uw aannemer. Houd er rekening mee dat wijzigingen gedurende de bouw tot frustraties, hogere kosten (meerwerk!) en een langere doorlooptijd zullen leiden. Drie zaken waarop u niet zit te wachten.
• U kunt ervoor kiezen om de verbouwing uit te voeren in een zogenaamde “bouwteam” constructie. Hierbij werken aannemers en leveranciers op basis van een open begroting zonder dat er vooraf een complete offerte op tafel ligt. Het voordeel is dat er sneller kan worden gewerkt, het nadeel voor u als opdrachtgever is dat – afhankelijk van de status van het ontwerp – het budget nog kan fluctueren. Ook hier weer geldt: hoe beter u voorbereid bent, hoe minder verrassingen.

Projectmanager

Veel organisaties regelen verbouwingen zelf, maar overzien niet welke zaken erbij komen kijken waardoor er zaken tussen wal en schip vallen. Denk bijvoorbeeld aan de benodigde vergunningen na een verbouwing en het aanvragen van de juiste internetlijn. Deze werkzaamheden – en nog veel meer – kunt u uit handen geven aan een projectmanager. De projectmanager coördineert het proces van ontwerp tot en met de feitelijke verhuizing en kan u ook ondersteunen met de interne communicatie.

• Laat u voordat u een verbouwingstraject start goed informeren welke zaken hierbij komen kijken en maak een reële planning. Door de krappe kantoren- en bouwmarkt heeft u wellicht meer tijd nodig dan u denkt.