In deze blog geven wij u tips om de zoektocht naar u nieuwe zakelijke woning te vergemakkelijken.Een wat merkwaardige titel voor een blog, maar laat me het u uitleggen. In een woonhuis bevinden zich verschillende ‘werkplekken’ voor verschillende activiteiten. Zo hebben de eettafel, de douche en het bed allen een eigen functie en kun je die logischerwijs niet uitwisselen. Douchen in bed is geen optie.

Bij het zoeken naar en inrichten van een nieuw kantoor gelden eigenlijk dezelfde spelregels, maar helaas zien wij regelmatig dat er belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. In deze blog geven wij u tips om de zoektocht naar u nieuwe zakelijke woning te vergemakkelijken.

Inventariseer uw wensen

Net als in uw privé situatie zult u moeten inventariseren welke zaken voor u belangrijk zijn en wat is dan eenvoudiger om te kijken naar de huidige situatie. Er zijn verschillende manieren om uw zakelijke ‘gezin’ te bevragen hoe zijn hun werkomgeving beleven. Dit kan bijvoorbeeld middels een (online) enquête, interviews of workshops. De uitkomst van de inventarisatie – de verbeterpunten maar zeker ook de goede punten – vormen de basis voor het programma van eisen.

Werkplekconcept

Een onderdeel van het programma van eisen is een goed werkplekconcept. Zoals in de inleiding van deze blog al geschreven: als je wilt douchen, heb je niets aan een bed. In uw bedrijf voeren medewerkers verschillende activiteiten uit en hebben hierbij behoefte aan een omgeving die deze activiteiten optimaal ondersteunt. Dit principe noemen we ‘_activity based working_’ en wil niets anders zeggen dan dat het werkplekconcept wordt afgestemd op de werkzaamheden van de individu. Een call-center medewerkers heeft uiteraard behoefte aan een ander soort werkplek dan bijvoorbeeld een advocaat.

In onze praktijk zien wij regelmatig dat organisaties niet de tijd nemen om een werkplekconcept te ontwikkelen wat écht bij de organisatie past. Vaak gedreven door een architect of voorbeelden bij andere bedrijven (“we moeten werken zoals Google, want die zijn succesvol”) komt een werkplekconcept tot stand wat na korte tijd weer zal moeten worden aangepast aangezien het niet voldoet.

Ruimtegebruik

Even terug naar de huiselijke kring: zelf heb ik een samengesteld gezin. Er staan dus soms slaapkamers leeg omdat de kinderen op de andere vestiging verblijven. Uw organisatie heeft hiermee ook te maken. Sterker nog: gemiddeld is de bezettingsgraad van Nederlandse kantoren nog geen 60%. Met andere worden 1 op de 3 werkplekken staan leeg en met een gemiddeld kostenplaatje van € 9.000 per werkplek per jaar loopt dit aardig in de papieren.Tijdens de ontwikkeling van het werkplekconcept kan direct gekeken worden naar deze verborgen leegstand binnen uw organisatie en op welke wijze het ruimtegebruik kan worden geoptimaliseerd. U kunt gedurende enkele weken fysieke bezettingsgraadmetingen laten uitvoeren of gebruik maken van technologische hulpmiddelen zoals sensoring. Beide methoden geven u ook inzicht in de piekmomenten en u kunt hierin anticiperen bij het ontwerp door bijvoorbeeld extra werkplekken te creëren in het restaurant.

Op basis van het werkplekconcept en het aantal werkplekken in uw nieuwe kantoor kan de benodigde oppervlakte worden bepaald.

Intekenen

Als laatste stap adviseren wij u het werkplekconcept te laten intekenen in de plattegronden van de kantoorgebouwen die u overweegt voor de nieuwe huisvesting. U zult zien dat het ene gebouw veel functioneler is in te delen dan het andere en hiermee dus winst kan worden behaald in functionaliteit én kosten.

Samengevat

Op het moment dat u overweegt te gaan verhuizen – of u huidige kantoor opnieuw in te richten – adviseren wij u de volgende stappen te doorlopen:

• Inventariseer de goede en slechte zaken van de huidige werkomgeving.
• Neem de tijd om een werkplekconcept te ontwikkelen wat bij uw organisatie past en uw medewerkers optimaal ondersteunt in de activiteiten.
• Doe een bezettingsgraadmeting en zorg ervoor dat u ook op piekmomenten voldoende (werk)plekken kunt aanbieden.
• Laat het werkplekconcept intekenen voordat u een keuze maakt voor een gebouw.

Wij hopen hiermee wat nuttige tips te hebben gegeven om te voorkomen dat uw medewerkers straks alsnog moeten douchen in bed.