Help: mijn kantoor verandert maar mijn medewerkers niet!

De voordelen van een nieuw werkplekconcept kunnen voor u nóg zo duidelijk zijn; als medewerkers niet meegaan in uw gedachtegang, verloopt een implementatie met horten en stoten. Hoe zorgt u ervoor dat toch het onderste uit de kan wordt gehaald en veranderingen echt worden omarmd? In deze blog geven we u een aantal tips die u kunnen helpen de organisatie goed voor te bereiden op een verandering in de werkomgeving.

Afgelopen week heeft mijn collega Silvia de Haan (senior workplace consultant) een workshop gegeven aan facilitair managers van kantoorhoudende bedrijven. De titel van de workshop was “De Ideale Werkplek” en tijdens de workshop werden de verschillende stappen toegelicht om tot een werkplekconcept te komen. Op zich is het stappenplan geen ‘rocket science’, maar waar veel van de deelnemers mee worstelen is het creëren van draagvlak om een nieuw werkplekconcept te implementeren.

Waarom eigenlijk veranderen?

Tijdens de workshop heeft Silvia de deelnemers gevraagd wat de reden was om een nieuw werkplekconcept te willen implementeren. In veel gevallen maakt het deel uit van een Veranderprogramma waarbij de cultuur van een bedrijf dient te veranderen en een nieuw werkplekconcept hiervoor een van de middelen is. De belangrijkste drijfveren zijn de volgende:

Samenwerking

Een veel gehoorde klacht is dat medewerkers elkaar letterlijk niet weten te vinden. Samenwerking wordt hierdoor bemoeilijkt en soms ontstaan hierdoor zelfs afzonderlijke koninkrijkjes binnen de kantoormuren. Een goed doordacht werkplekconcept zal samenwerking stimuleren. Een opmerkelijk feit is dat een goed werkplekconcept het interne e-mailverkeer met wel 20% kan verminderen.

Tevredenheid

De basis van een goede werkplek is dat uw medewerker optimaal wordt ondersteund in de werkzaamheden die hij of zij uitvoert; dit noemen we ook wel activity based working. In het verleden had iedereen eenzelfde bureau en alleen de omvang van de kamer verschilde. Maar werkzaamheden verschillen en vragen dus ook om een eigen werkomgeving. Kijk eens naar uw eigen dagindeling: heeft u de hele dag een bureau nodig? Om deze reden worden er in de moderne kantooromgeving verschillende soorten werkplekken gecreëerd voor activiteiten zoals telefoneren, geconcentreerd werken, (informeel) vergaderen en ontspanning.

Efficiency

Als uw bedrijf groeit is het niet altijd mogelijk (of wenselijk) om te verhuizen. In dat geval zal een werkplekconcept u helpen efficiënter met de beschikbare ruimte om te gaan. Denk hierbij aan het aanpassen van de kantine naar een werkcafé waar werknemers buiten lunchuren kunnen werken. Voorwaarde hiervoor is uiteraard dat deze werkplekken prettig zijn vormgegeven en voorzien zijn van wifi en stopcontacten.

Als het zo simpel is, waarom doen we het dan niet? Als u bovenstaande leest, hoor ik u denken: nou, dat klinkt als een ‘no-brainer’. Als we deze 3 zaken kunnen bereiken dan is iedereen toch gelukkig? Dat is inderdaad de theorie, maar we hebben te maken met mensen en hun gewoontes – of misschien wel verworven rechten. En daar ontstaat de weerstand. Het nieuwe werkplekconcept betekent voor uw medewerker wellicht dat hij zijn vaste werkplek op de 5e verdieping linksachter verliest en dat de vergaderdag met het team niet meer op donderdag maar op vrijdag gaat plaatsvinden. Een flexibele werkomgeving vraagt dus ook om een meer flexibele medewerker. En die dient goed meegenomen te worden in het proces.

Employee engagement

In mooi Nederlands betekent bovenstaand begrip ‘medewerkersbetrokkenheid’ en het is de sleutel tot een succesvolle transitie naar een nieuwe werkomgeving. Zorg dat u bij de start van het project de medewerkers informeert en de ruimte geeft om zijn of haar mening te geven over de werkomgeving. Een online enquête waarin medewerkers wordt gevraagd naar de tevredenheid over de huidige werkomgeving kan hierbij een nuttig vertrekpunt zijn. U weet dan immers welke zaken nu voldoen en welke verbeterd dienen te worden.

Sommige organisaties kiezen ervoor een ambassadeursgroep mee te laten beslissen over de uitgangspunten en hiermee vroegtijdig waardevolle input uit de organisatie te verkrijgen.

In alle gevallen is het wel essentieel dat u aangeeft wat de medewerkers mogen verwachten van de input die zij leveren en tot op welk niveau inspraak mogelijk is. Dit om achteraf het verwijt te krijgen dat er niet is geluisterd naar de input.

Het resultaat telt

Uiteindelijk is een geslaagd project niet een werkplekconcept dat er fantastisch uitziet en in alle bladen komt. Het succes wordt bepaald door de tevredenheid van uw medewerkers. Als zij optimaal kunnen werken en u uw bedrijfsdoel behaalt is het voor ons een succes en gaan wij door naar het volgende project.

Erik Tijsma