De voordelen van een nieuw werkplekconcept kunnen voor u nóg zo duidelijk zijn; als medewerkers niet meegaan in uw gedachtegang, verloopt een implementatie met horten en stoten. Hoe zorgt u ervoor dat toch het onderste uit de kan wordt gehaald en veranderingen echt worden omarmd? In deze blog geven we u een aantal tips die u kunnen helpen de organisatie goed voor te bereiden op een verandering in de werkomgeving.
Afgelopen week heeft mijn collega Silvia de Haan (senior workplace consultant) een workshop gegeven aan facilitair managers van kantoorhoudende bedrijven. De titel van de workshop was “De Ideale Werkplek” en tijdens de workshop werden de verschillende stappen toegelicht om tot een werkplekconcept te komen. Op zich is het stappenplan geen ‘rocket science’, maar waar veel van de deelnemers mee worstelen is het creëren van draagvlak om een nieuw werkplekconcept te implementeren.
Waarom eigenlijk veranderen?
Tijdens de workshop heeft Silvia de deelnemers gevraagd wat de reden was om een nieuw werkplekconcept te willen implementeren. In veel gevallen maakt het deel uit van een Veranderprogramma waarbij de cultuur van een bedrijf dient te veranderen en een nieuw werkplekconcept hiervoor een van de middelen is. De belangrijkste drijfveren zijn de volgende:
Samenwerking
Een veel gehoorde klacht is dat medewerkers elkaar letterlijk niet weten te vinden. Samenwerking wordt hierdoor bemoeilijkt en soms ontstaan hierdoor zelfs afzonderlijke koninkrijkjes binnen de kantoormuren. Een goed doordacht werkplekconcept zal samenwerking stimuleren. Een opmerkelijk feit is dat een goed werkplekconcept het interne e-mailverkeer met wel 20% kan verminderen.
Tevredenheid
De basis van een goede werkplek is dat uw medewerker optimaal wordt ondersteund in de werkzaamheden die hij of zij uitvoert; dit noemen we ook wel activity based working. In het verleden had iedereen eenzelfde bureau en alleen de omvang van de kamer verschilde. Maar werkzaamheden verschillen en vragen dus ook om een eigen werkomgeving. Kijk eens naar uw eigen dagindeling: heeft u de hele dag een bureau nodig? Om deze reden worden er in de moderne kantooromgeving verschillende soorten werkplekken gecreëerd voor activiteiten zoals telefoneren, geconcentreerd werken, (informeel) vergaderen en ontspanning.