Tijdens de laatste crisis heeft de overheid een bouwstop ingesteld voor de bouw van kantoren ‘op risico’, dus zonder een gebruiker. Daarnaast zijn de afgelopen jaren veel leegstaande kantoren getransformeerd naar hotels en woningen. Het gevolg is nu pijnlijk zichtbaar: er is krapte op de kantorenmarkt. Kwalitatieve kantoren in de grote steden zijn schaars. Er wordt geruzied over de laatste meters op de Amsterdamse Zuidas, wat uiteraard zorgt voor oplopende huurprijzen.

Prettig voor gebouweigenaren, maar ongelukkig voor u als huurder, zeker als de einddatum van het huurcontract in zicht komt of om wat voor reden het huidige kantoor niet meer past. Hoe gaat u om met deze situatie? In deze blog geef ik u een paar tips.

Wat staat er in het huurcontract?

Om te beginnen is het goed om na te gaan welke afspraken er in het huurcontract zijn vastgelegd met betrekking tot het aflopen van een huurtermijn. Vaak kunnen beide partijen de huurovereenkomst beëindigen aan het einde van de huurtermijn, maar wellicht is er sprake van een zogenaamde huurdersoptie. In dat geval kan de eigenaar de huur niet beëindigen en heeft u dus de keuze om de huur voort te zetten of te beëindigen. Zeker in een krappe kantorenmarkt is dit dus een belangrijke bepaling.

Als ook de verhuurder de huurovereenkomst kan opzeggen dan is het van belang dat u tijdig uw alternatieven in kaart brengt en indien gewenst met de verhuurder in gesprek kan over een verlenging. Zodra de verhuurder u een opzegbrief heeft gestuurd kunt u ervan uitgaan dat hij meent een hogere huur te kunnen vangen bij een andere huurder.

Een andere belangrijke bepaling die wij reeds vaker terugzien is de markthuurprijsherziening. Naast de jaarlijkse indexatie hebben beide partijen het recht na ommekomst van een huurtermijn de huurprijs te herzien aan de dan geldende markthuurprijs. Verhuurders gebruiken dit artikel uiteraard vaak als het oorspronkelijke huurcontract is gesloten in slechtere tijden zodat ze de huur kunnen verhogen.

Let op de datum dat de markthuurprijsherziening moet worden aangekondigd, soms ligt deze namelijk ná het opzegmoment. U zit dus wel weer vast aan een nieuwe huurtermijn maar weet nog niet tegen welke huurprijs! Dat kan nog wel eens een vervelende verrassing worden.

Herinrichten

Als de huidige huisvesting qua ruimte niet meer voldoet, maar er zijn weinig verhuisalternatieven, dan moet u toch wellicht noodgedwongen in uw huidige kantoor blijven. In dat geval raden wij u aan eens kritisch te kijken naar het werkplekconcept. Het is zeer waarschijnlijk dat er een efficiencyslag in de m2 kan worden gemaakt en de ruimte alsnog toereikend is voor de toekomst. Denk hierbij aan het introduceren van een flexnorm (hoeveel bureaus staan er bij u structureel leeg?) of herinrichting van de kantine waardoor deze buiten lunchuren gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld informeel vergaderen.

Zaakjes op orde

Een laatste aandachtspunt in een krappe kantorenmarkt is dat er meerdere partijen azen op dezelfde kantoorruimte. Eigenaren kunnen dus steeds vaker een huurder uitkiezen. Hieronder enkele tips die ervoor kunnen zorgen dat de verhuurder voor u kiest:

• Zorg voor snelle interne besluitvorming; een treuzelende huurder trekt vaak aan het kortste eind;
• Bereid zijn om een langjarige huurovereenkomst te sluiten; lange huurcontracten (10 jaar of langer) geven eigenaren meer zekerheid en u dus een grotere kans het kantoor te kunnen huren;
• Zorg voor voldoende zekerheden; veel eigenaren verlangen van de huurder een bankgarantie of waarborgsom, maar soms is een extra zekerheid, zoals een concerngarantie, het laatste zetje om eventuele zorgen over de financiële gegoedheid weg te nemen.

Ten slotte

Denk eraan dat de kantorenmarkt conjunctuurgevoelig is en het dus loont een paar jaar vooruit te kijken. Hiermee kunt u het beste anticiperen op de markt én de ontwikkelingen binnen uw bedrijf. Ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen.