.

Te gast op kantoor!

Koester, verleid, verbind, verwen.

WERK PRIVÉ BALANS

60% van de mensen uit ons onderzoek geeft aan in de toekomst graag te willen blijven thuiswerken omdat het schakelen tussen werk-privé zo makkelijk gaat. Een was tussendoor, een pakketje aannemen, een belletje met de school van de kinderen. We zappen bijna ongemerkt heen en weer. Dat gemak kan thuis, maar niet op kantoor. Geen wasmachine in de buurt, geen privacy voor 10-minutengesprekken.

Dat dit anders kan, zag ik bij bezichtigingen van panden voor een klant in Parijs een paar jaar geleden. De ‘conciergerie’ werd meegenomen in de keuze voor gebouwen. Een kleine ruimte met servicebalie onder in het kantoorgebouw waar alle kantoorbewoners allerlei privézaken konden regelen. De conciergerie was het pick-up point voor de stomerij, degene die meedacht met cadeautjes, tickets kocht voor theater, de auto liet wassen enz. De luxe die we bij directieleden vinden thuishoren, werd voor iedereen aangeboden. Iedere klant is er koning.

HOTEL SERVICE

Als corona straks geen bedreiging meer is, zijn we niet alleen meer een gast op het terras maar ook op het kantoor. Uit ons onderzoek blijkt dat we straks nog maar 2 tot 3 dagen naar kantoor willen komen. En daar willen we ons welkom voelen als een echte gast. De aandacht en service uit de hospitality branche zijn we de afgelopen maanden met terugwerkende kracht, enorm gaan waarderen. ‘Wanneer gaat de horeca weer volledig open?’ is een veel gehoorde verzuchting. Aan koffie en eten is geen gebrek maar er is niemand die het serveert met een glimlach of een oogstrelend bordje eten opmaakt. Wat zijn we graag een gast en wat is het heerlijk om verwend te worden! Dat gevoel van service waar we naar snakken, daarmee verleiden we straks ook de medewerker op kantoor.

DELEN VAN GEZAMELIJKE SPULLEN

Hoe vertaal je dat nu naar de werkomgeving? Als gast neem je zo min mogelijk mee en maak je gebruik van de spullen die er zijn. Travel light is immers het devies en je maakt gebruik van de gemeenschappelijke spullen. Maar dan moeten ze wel aan 2 voorwaarden voldoen.

Ten eerste moeten de gemeenschappelijke spullen schoon zijn. De waarde van hygiëne hebben we het afgelopen jaar ingezien. Dat betekent dat juist de spullen die gedeeld worden, extra schoon moeten zijn. Concreet betekent dit dat touch-points, zoals het toetsenbord, op de flexwerkplek dagelijks schoon gemaakt moeten worden.

De tweede voorwaarde is gemak in gebruik. Als minimale eis geldt dat de spullen aangepast moeten kunnen worden aan de gebruiker. De stoel op de juiste hoogte, de laptop afgestemd op elke dichtstbijzijnde printer. Maar nog belangrijker is dat die aanpassing eenvoudig en eenduidig is. Niet 10 verschillende stoelinstructies maar één simpele self-instructing versie. Of eenvoudige apps die naadloos werken en helpen met vinden van overlegruimtes en collega’s.

PRIVÉ EN ZAKELIJK

Delen wordt dus de norm en ‘mijn en dijn’ gaat door elkaar lopen. Tijdens mijn verhuizing kwam ik onlangs een oude mail uit 1997 tegen waarin de IT-manager mij er op wees dat ik tijdens werktijd niet op internet mocht voor privézaken. Dat ik deze ‘uitgeprinte’ mail bewaard heb, zegt dat ik het beleid om werk en privé te scheiden toen al bijzonder vond.

Het andere uiterste is bekend voor wie het boek ‘The Circle’ heeft gelezen. Daarin schiet de vermenging zo ver door wat voor een fijne thriller zorgt.

De echte sleutel ligt zoals altijd in het midden en dat wisten onze Franse klanten al. Zij koppelden de privézaken los van huis en zelfs ook van het kantoor. En ze vulden het slim en professioneel in met de conciergerie. Zodat het kantoor de medewerkers helpt met het vervullen van de werktaken, maar ook een handje uitsteekt voor thuis. De service en comfort vanuit de horeca voor de gast op kantoor.

VAN SERVICE NAAR VASTGOED

En hoe vertaal je dit naar vastgoed?

  • Veel multi-tenant kantoren hebben de laatste jaren geïnvesteerd in het aantrekkelijk maken van de begane grond door het aanbieden van services (lees: coffeebar, co-workingplekken, restaurant met luxe broodjes). We zien dat bedrijven die te klein zijn om deze service zelf aan te bieden, de aangeboden faciliteiten mee laten wegen in de keuze van de locatie. Net als de echte hotelbranche speelt de sfeer, mate van luxe en kwaliteit ook mee in de locatiekeuze die moet passen bij soort gasten.
  • Grotere single tenant kantoren investeren in deze services door deze functies toe te voegen aan het gebouw. Hierbij zien we een verschuiving van de invulling van het aantal vierkante meters. Uit de thuiswerkfactor blijkt dat de verwachte gemiddelde bezetting op die beruchte dinsdagochtend rond de 55% ligt. Ook zien we dat de gezelligheid met collega’s de reden is om naar kantoor te gaan. Werkruimtes deels ombouwen tot ontmoetingsfuncties spreekt voor zich. Maar als je je medewerkers de mix van werk en privé optimaal wil meegeven kan je verder denken aan ruimtes voor privégebruik, zoals een kasten/lockerwand voor alle privé bezorgpakketten, een ‘powernap’ruimte of een wellicht een hondenopvang ;-).
  • Ook kleinere bedrijven kunnen dit vertalen. Want het goede is dat service op zich geen ruimte kost. Wel aandacht en creativiteit. Zo kan in plaats van een restaurant een cateraar met enige regelmaat ingehuurd worden. Misschien wel juist op die rustige vrijdag om de week beter te spreiden. Of de officemanager bestelt naast de bloemen voor kantoor, een paar extra bossen voor personeel. In dat geval is een kleine extra opbergruimte of extra lunchplekken al voldoende.

Dus als je medewerkers wil verleiden met het kantoor en thuiswerken voor de medewerkers geen vlucht of noodzaak is, dan is het goed om ook deze zaken mee te wegen bij de inrichting van het kantoor. Uiteindelijk kan je je medewerkers dan na een lang weerzien, als een graag geziene gast verwelkomen op kantoor.

Silvia de Haan