Sneak preview: Zo ziet de ideale kantoordag er in de toekomst uit

Bespaar nu op uw kantoorhuur!

Om het maar zacht uit te drukken: het zijn uitdagende tijden. Wij hebben de afgelopen maanden veel vragen van onze relaties ontvangen of het mogelijk is de kantoorhuur te beëindigen of te verlagen in het licht van Covid-19. Inmiddels zijn er diverse Rechtbankuitspraken waaruit blijkt dat dit veelal niet mogelijk is en valt onder het ‘ondernemersrisico’. Maar er zijn uiteraard wel andere mogelijkheden om kosten te gaan besparen op uw huisvesting. Als de huurovereenkomst binnen afzienbare tijd afloopt kan het interessant zijn om alternatieven in kaart te brengen. Als de huurovereenkomst nog een paar jaar loopt kunt u overwegen de huurovereenkomst ‘open te breken’ en in ruil voor lagere huur voor enkele jaren te verlengen. Maar waar moet u nu aan denken voordat u in gesprek gaat met de verhuurder? Hieronder geven wij u een aantal tips ter voorbereiding van een huuronderhandeling en hoe u in de ‘_driver seat_’ blijft. Uiteraard helpen wij u graag!

1. BEPAAL UW TOEKOMSTIGE RUIMTEBEHOEFTE

Om te bepalen hoe en in welke mate uw organisatie geld kan besparen op m2 is het van belang om te bepalen hoeveel m2 in de toekomst in gebruik gehouden gaan worden, rekening houdend met de invloed van thuiswerken en Covid-19. Hierdoor wordt ook duidelijk hoeveel m2 er niet meer benodigd is. Solved heeft recentelijk een tool ontwikkeld (www.thuiswerkfactor.nl) die kan helpen dit inzichtelijk te maken. Met dit inzicht kan een aangepast werkplekconcept opgesteld worden en de overtollige m2 kunnen worden teruggeven aan de verhuurder (in ruil voor bijv. een langere huurtermijn, extra garanties, etc.) of worden onderverhuurd.

2. BEGIN RUIM OP TIJD

Timing is essentieel voor een succesvolle onderhandeling met uw verhuurder. Een huurcontract heeft een expiratiedatum met een opzegtermijn van doorgaans 12 maanden. Start een onderhandeling ruim voordat u moet opzeggen. Hoe dichter u bij de opzegdatum komt, hoe beter de onderhandelingspositie van de verhuurder. Het kan er zelfs toe leiden dat u gedwongen wordt op te zeggen om te voorkomen dat u ongewild in een nieuwe huurtermijn terechtkomt. Besef u hierbij dat indien u opzegt, u zich niet meer kunt beroepen op ontruimingsbescherming.

3. VERDIEP U IN DE POSITIE VAN DE VERHUURDER

Wie heeft u straks voor u tijdens de onderhandelingen? Een particuliere belegger, een projectontwikkelaar of een institutionele belegger? Zit de beslissingsbevoegde zelf aan tafel? Heeft de verhuurder geld om te investeren in het gebouw? Zijn er plannen om het gebouw binnenkort te verkopen? Wat wordt u onderhandelingsstrategie?

4. VERDIEP U IN DE MARKT

Er is niet 1 kantorenmarkt. De markt verschilt substantieel per regio en deelgebied. Zo is de leegstand in sommige gebieden onder de 5% gezakt terwijl even verder op nog 25% van de kantoren leeg staat. Ook u ruimtebehoefte bepaald hoeveel alternatieven er zijn in een gebied: waar geen mogelijkheden zijn voor een groot hoofdkantoor zijn wellicht legio mogelijkheden voor kleinere kantoren.

5. ZORG VOOR ALTERNATIEVEN

Voor een goede onderhandeling is het belangrijk om uw alternatieve verhuislocaties inzichtelijk te hebben. Wat kosten ze? En vergelijkt u appels met appels? De huurprijzen vergelijken is 1, maar hoeveel moet u investeren in de verschillende alternatieven om ze op een vergelijkbaar niveau te krijgen?

6. ONDERHANDEL NIET UITSLUITEND OP PRIJS

Een scherpe prijs is natuurlijk belangrijk maar minstens zo belangrijk zijn zaken als: het opleverniveau (wat krijgt u voor het geld? Wat behoort tot het gehuurde en wat niet?) Hoeveel bedragen de servicekosten, en hoe worden deze afgerekend? Wat als de verhuurder zijn afspraken niet nakomt of in gebreke blijft? (Een Service Level Agreement kan uitkomst bieden), heeft u flexibiliteit (op en afschalen van vierkante meters) uit onderhandeld?

Als laatste is het uiteraard van belang dat de afspraken goed worden vastgelegd. In de regel is de basis van de huurovereenkomst het standaardmodel opgesteld door de Raad voor Onroerende Zaken. De meest recente versie stamt uit 2015 en bevat al meer huurdersvriendelijke bepalingen dan de eerdere versies, maar het dient aanbeveling goed naar de Algemene Bepalingen te kijken. En als dit allemaal succesvol is afgerond, agendeer de nieuwe opzegdatum ruimschoots van tevoren in uw agenda om ook dan weer goed beslagen ten ijs te kunnen komen. Wij wensen u veel succes en staan uiteraard paraat om u bij te staan.